#76 Matriz para comunicar con eficacia
en el trabajo o en tu vida personal
Últimamente he detectado (y no soy la única) que la mayoría de la gente huye de hablar por teléfono. Yo misma he llegado a minimizar su uso hasta extremos ridículos… pero las generaciones que vienen, directamente, no lo usan. Sin embargo, el teléfono es una pedazo de herramienta… y lo sigue siendo mientras no inventen un artefacto para leer las mentes… que todo se andará.
Además, también he detectado que la gente da por hecho que como ha colgado un mensaje en un grupo de WhatsApp, ese mensaje se ha leído por la persona que lo tenía que leer… y, claro, esto a mí me parece demasiado suponer.
Así que se me ha ocurrido plantear la herramienta que lleva décadas utilizándose para cribar qué hacer pero aplicada a la comunicación: la matriz de Eisenhower.
Se trata de una herramienta de productividad que se utiliza en gestión de tareas, para jerarquizarlas según su importancia y urgencia y así distinguir las tareas que deben ser resueltas lo antes posible y las que se pueden posponer, delegar o directamente ignorar.
Se utiliza mucho hasta en creatividad, para elegir o descartar ideas en proyectos.
¿En qué consiste?
Se trata de una matriz de cuatro cuadrantes: en las ordenadas está la importancia y en las abscisas la urgencia.
Pero ¿qué es importante y qué es urgente?
Pues aunque parece claro, a veces no lo es tanto… y cuando se trata de comunicar a una tercera persona o a un equipo, pues esto da lugar a un millón de malentendidos, así que vamos a hacer una matriz de Eisenhower de la comunicación para que ésta se vuelva eficaz y nunca más nos veamos en embolados por culpa de no haber comunicado algo o de haberse perdido información por el camino.
No urgente, no importante
Nos hace perder el tiempo. Esos asuntos ajenos al puesto de trabajo o de nuestra responsabilidad, que son triviales…
En realidad podrías no comunicarlo, pero a veces viene bien que la gente esté informada.
Puedes:
Comunicarlo en el grupo de WhatsApp/Telegram de turno (siendo consciente que la gente puede tenerlo silenciado o no verlo o acumularse mil mensajes y luego quedar perdido en el scroll).
Comunicarlo a través de Slack/Teams en el canal que toque…
Y aviso a navegantes: que esté marcado como leído no significa que se haya leído, aunque en este caso, pues no es relevante que no se lea.
No urgente, importante
Aquellos asuntos que pueden representar una oportunidad o tareas con carácter preventivo (si las hacemos nos ahorraremos quebraderos de cabeza en el futuro), actividades de planificación…
Nos sirve prácticamente cualquier opción.
Correo electrónico,
mensaje directo o corporativo,
gestor de tareas…
siempre asignando la tarea que sea a la persona o personas adecuadas y con una fecha (la que sea también) de finalización…
Urgente, no importante
Aquellos asuntos que requieren resolución inmediata. Algunas llamadas o correos electrónicos, algunas reuniones o gestiones… O sea, es para ya pero no es prioritario en tu lista… pero ya sabes que si no se hace algo ahora mismo, puede generar un efecto bola o tener repercusiones más adelante… Tus opciones son:
Teléfono
Aplicaciones de mensajería directa o corporativa o
Correo electrónico
Y en los casos anteriores, siempre que te asegures que tu destinatario ha leído y que se pone a ello con la diligencia oportuna.
Urgente, importante
¿Es para ya y hay algo en juego? ¿Te acercas peligrosamente a un plazo? ¿Estás en una crisis o emergencia?
Pues…
¡¡¡Levanta el teléfono!!!
Chat por tu vía favorita de forma síncrona (esto es importante)
Es decir, asegúrate que tienes una conversación con la persona con la que necesitas hablar y que queda claro todo lo que tiene que quedar claro.
Y ya estaría. Nada de te mando un audio o lo pongo en “el” grupo…
Espero que esta matriz o su aplicación directa a tus necesidades concretas te pueda ayudar a mejorar tu comunicación. Ya me contarás…
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Y, bueno, esto ha sido todo por hoy. La semana que viene más. Recuerda: miércoles 6:45h.
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